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如何建立管理体系?

文章发布时间:2015/5/27 4:05:46



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管理不一定能带来胜利,但它可以让你立于不败之地。本讲要探讨如何建立管理体系以及科学化管理体系建立的步骤与方法。

 

评估生命周期

企业生命周期的不同阶段会有不同的挑战。所以首先要明确企业现在处在生命周期的哪个阶段,然后来采取相应的措施。

企业如果还在婴儿期,最重要的就是赶快赚钱;

如果已经进入学步期,那么只需要把公司的核心模块架构起来就好;

如果正好进入了青春期,就需要全方位地架构管理体系。

但是在企业还没有赚钱之前,要先把业务打出来,把业绩拉上去。除非要进行的是一个大规模的投资,母公司资金又很希望你一步到位,在这种情况下,可以先构建管理体系。

一般来讲,企业开始建立管理体系的时间都是在学步期后期至青春期前期这两个阶段之间。

 

建立管理体系的要点

 

1.选择重点

①与核心竞争力有关的,要作为优先挑选项目。

②重复性特别高的,要作为优先挑选项目。

③会造成严重投诉的,必须要尽快标准化。

④容易过度消耗内存的,要优先来做。

 

2.以重点为准,多层推进

根据以上四个选择标准确定好了重点项目之后,就从上层开始逐层运作。就像地球先绕着太阳公转,然后自转,最后人类才能把卫星发射上去。必须要先找出公司的核心,然后把第二层的部门跟公司串起来。从公司到部门必须要定好日程,具体要实施的各个项目也要确定,要保证最终形成PDCA的循环。随着上面两层的正常转动,等到运转顺畅的时候,就可以逐层推广了。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

部门管理的七把金钥匙

图8-1   部门管理系统

所有管理体系的转动都来自于部门的运作。部门要顺畅地运作必须要求它的的PDCA能够自觉地转动起来。

图8-1是一个部门管理系统图。一个企业只有连续通过图中的七关,才能使自身的运作进入到一个更高的水平。下面要介绍的就是部门管理的七把金钥匙。

 

定义部门目的

定义部门目的就是要找出这个部门存在的理由。也就是要解答为什么要设置这个部门?这个部门存在的目的是什么?一定要对其进行一个清楚的界定。

寻找部门存在目的要从三个方面入手,即从上层、客户、横向的需求这三个方面入手。具体就是要研究这三个方面对这个部门有什么需求,从而可以为这个部门的存在原因做一个准确的定义,要达到这样一个效果,即每个人都知道这个部门是做什么的。

与此同时,一个企业要想有竞争力,还必须要不断有新的愿景和战略。而它的内部要能够和企业的改造配套,而且企业的每个部门的目的也要能够不断更新,能够随着时代的改变调整自身的角色,不断适应市场和企业内部的需要。

 

制定管理项目

当部门目的非常清楚以后,就要设法实现这个部门的目的。实现的具体方式就是制定管理项目。

具体步骤就是:

(1)首先选出那些对这个部门最有影响力的事项。

(2)然后根据上面50个字到200字的部门目的,把它延伸成一个PDCA。(比如你的一个部门的目的是加快对市场的反应,那么你要做市场信息的收集计划、传递计划,而且你要执行搜集信息、分析信息、汇总信息、加工信息等工作,接着还要做检查和修正,万一信息有遗漏或不正确,就要做调整。所以,根据这一项目的你会延伸出五到六个管理项目。如果你把部门的目的一项一项地来考察,最终你大概可以找出50到100项这个部门该做的管理项目)。

(3)从这些项目中选出重点管理项目,要保证只要处理好这几个重点管理项目,就能将这个部门的80%有效控制好。

(4)最后,你把这些重点管理项目写在一张管理表上,以后就能够按照表单从容应对了。

 

组织分工与权限划分

 

1.组织分工就是要完成一张分工表

将已经决定好的管理项目清楚明晰地分配给这个部门的所有人,让每人各司其职,有效完成工作任务。组织分工是为了明确整个部门员工的责任。

 

表8-1   组织分工

管理项目

承接人员

具体工作指南

项目A

单个或多人

详细动词+项目A

(例如)生产

生产产品

配送产品

 

2.权限划分是为了明晰部门员工的权力

第一项是人事权。包括人员的任用、奖惩、选择等。必须要使员工明确谁有权力做这些事。

第二项是事务权。比如说,谁能够召开股东大会;谁能够召开阅历会;谁能够去协调事情;产品调价谁可以拍板;有人采访谁可以对媒体发言,这些都是事务权。

第三项叫做法律权。就是谁可以代表公司签合同;代表公司并购;代表公司处分财产等等。

第四项是财务权。主要指预算、调拨费用或者是审批等。

 

制定工作标准与方法

公司一定要有标准,而且必须要设立出一个清楚明确的数字化的指标。一般来讲,可以用QCDMSS六项作为一种指标。也就是以质量和数量,成本,速度和效果,士气,安全以及服务这六项作为一种标准。

具体操作起来也是要将其量化,将其明确给每一个人。以安全为例,那就是要规定事故率必须降低到多少以下等。

 

培训与实施

要通过团队的正确领导力实施培训的计划,要利用这种领导力推动员工积极主动地参与培训。通过培训使大家的想法一致,使大家更容易将力量凝聚在一起,使大家能够按照规章制度按部就班地工作。

经过培训之后,就可以让大家开始实施所有的项目。

 

检查与修正

第六个步骤即检查与修正是整个程序中非常重要一个环节。因为每一个环节在做完之后,都必须要经过检查。而且,检查的结果必须要做成记录。好的管理到最后必须完全用文本反映出来,只有这样才能客观地而不是凭感觉来证明这一套管理系统是否真的很完美。

 

自主化管理

通过不停地旋转以上的六把金钥匙,企业就会不断地迈上新的台阶,事情就会越管越细,企业会越运作越稳定,最终就可以运转第七把金钥匙了,那正是自主化管理。这是企业最高的管理境界。

 

管理体系的最高境界

 

自主化的意义

自主化的精神是文明的一种进化。自主化就是你公司的全体员工,在不需要其他人督导、检查的情况下,就能够主动完成任务并且能够达到组织的要求。自主化的精神是管理的最高境界。这是经过全面的、长期的积累,不断的彼此磨合,不断的排除困难才到达的一种境界。在这种境界里,大家有意愿做,也很会做,目标和标准都很明确,所以,做起来自然是无比顺畅。

 

自主化的程序

一个企业想要进入到自主化的管理境界,在部门内应该做好如下程序:

首先要把过去操作的经验书面化;

接下来进行检讨,将不合理的剔除,把不好操作的修改,把太繁琐的流程合并,把某些过程简化;

接着开始修正,让它合理化,高速化;

最后将大家都觉得不错的东西标准化。

等到标准化完成后,还要进一步化神奇为腐朽,让所有的员工都能够按照标准程序来操作,这样就可以进入到自主化的境界了。

 

自主化的做法

自主化操作的第一步是把自主化的事情列出清单;

第二将这些事情编好组,并且将这些任务分块;

第三步要进行培训和培训后的任务重组,让大家适应新的任务。

当你企业80%-90%的核心业务都能实现自主化的运作,企业就可以上升到另外一个高度。因为,自主化运作使企业的众多业务都有众多人会做,而且都可以做得很好,这样的情况同时会带动更多的人去主动学习,而且可以不断的提高学习的速度,改善的速度也越来越快。到最后,企业就变成了一种厚基的组织,任何人离开你都不会怕。

 

【自检】

企业部门的管理中需要划分清楚哪几项权力?

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【本讲总结】

本讲主要介绍了建立有效的管理系统的具体程序和步骤,通过对这部分内容的学习,您可以为自己的企业科学地构建一个管理系统,这个管理系统可以帮您的企业在方方面面实现科学化、制度化,让您的企业运作良好。

本讲的目的是期望您通过学习,通过实践,将企业提升到一个更高的水平,使企业最终能够达到自主化的境界。


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