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word2007重新使用和分发文档部分

文章发布时间:2015/5/27 22:10:15



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构建基块是存储在库中可重新使用的内容片段或其他文档部分。您可以随时访问和重新使用构建基块。您还可以保存构建基块,并将其与模板一起分发。

  可以使用“自动图文集”(构建基块的一种类型)存储要重新使用的文本和图形,如标准合同条款或较长的通讯组列表。每个所选的文本或图形都存储为“构建基块管理”中的一个“自动图文集”词条,并对其分配唯一名称,以便在要使用它时查找内容。

  您要做什么?

  ●创建可重新使用的构建基块

  ●查找并使用构建基块

  ●更改内容构建基块

  ●重命名构建基块

  ●将构建基块与模板一起保存和分发

  创建可重新使用的内容构建基块

  1.选择要存储为可重新使用的构建基块的文本或图形。

要将段落格式(包括缩进、对齐、行距和分页)与输入的内容一起存储,请在所选内容中包含段落标记 (

段落标记

)。

  注释 要查看段落标记,请在“开始”选项卡上的“段落”组中,单击“显示/隐藏”。

  2.在“插入”选项卡上的“文本”组中,单击“文档部件”,然后单击“将所选内容保存到文档部件库”。 或者按 Alt+F3。

  3.填充“新建构建基块”对话框中的信息:

  名称 键入构建基块的唯一名称。

  库 选择存储构建基块的库。

  类别 选择一个类别,如“常规”或者“内置”,或者创建新类别。

  说明 键入对构建基块的说明。

  保存位置 从下拉列表中选择模板的名称。

  选项 选择“将内容插入其所在的页面”确保将构建基块放置在单独的页面中。对于即使用户的光标位于段落的中间,也不应该成为其他段落的一部分的内容,请选择“插入到其所在的段落”。对于所有其他内容,请选择“仅插入内容”。

  查找并使用构建基块

  1.单击文档中要插入构建基块的位置。

  2.在“插入”选项卡上的“文本”组中,单击“文档部件”,然后单击“构建基块管理器”。

  如果知道构建基块的名称,请单击“名称”以按名称排序。

  3.单击“插入”。

  更改内容构建基块

  您可以通过替换构建基块来对其进行更改。插入构建基块,进行所需的更改,然后以同样的名称保存构建基块。

  1.单击要插入构建基块的位置,如“自动图文集”词条。

  2.在“插入”选项卡上的“文本”组中,单击“文档部件”,然后单击“构建基块管理器”。如果知道构建基块的名称,请单击“名称”以按名称排序。

  3.单击“插入”。

  4.对该构建基块进行所需的更改。

  5.选择修订后的文本。

要将段落格式(包括缩进、对齐、行距和分页)与输入的内容一起存储,请在所选内容中包含段落标记 (

段落标记

)。

  注释 要查看段落标记,请在“开始”选项卡上的“段落”组中,单击“显示/隐藏”。

  6.在“插入”选项卡上的“文本”组中,单击“文档部件”,然后单击“将所选内容保存到文档部件库”。

  7.在“新建构建基块”对话框中,键入构建基块条目的原始名称、类别和库,然后单击“确定”。

  若要替换库中的原始条目,名称、类别和库必须与原始条目一致。

  注释 可以将一个构建基块添加到任意数量的库中。

  8.在“是否重新定义构建基块条目?”下,单击“是”。

  重命名构建基块

  1.在“插入”选项卡上的“文本”组中,单击“文档部件”,然后单击“构建基块管理器”。

  2.单击要重命名的构建基块的名称,然后单击“编辑属性”。

  3.在“修改构建基块”对话框中,为该条目键入一个新名称,然后单击“确定”。

  4.在“是否重新定义构建基块条目?”下,单击“是”。

  将构建基块与模板一起保存和分发

  您可以随时访问和重新使用构建基块。还可以将构建基块与模板一起分发。例如,您可以创建一个报告模板,其中提供了两种随函类型,以供模板用户基于您的模板创建自己的报告时进行选择。

  1.创建要向其添加构建基块以供模板用户选择的模板。

  2.保存并关闭该模板。

  3.打开该模板。使要为模板用户向其添加构建基块选项的模板保持打开状态。

  4.创建要为模板用户提供的构建基块。在“新建构建基块”对话框中填充信息时,请确保在“保存位置”框中单击模板名称。对您希望用户选择的所有特定构建基块使用相同的类别名称。

  5.在模板中,单击要添加用户选择的库的位置。

  6.在“开发工具”选项卡上的“控件”组中,单击“生成块库”。

  7.在“控件”组中,单击“设计模式”,然后单击“属性”。

  8.在“标题”框中,键入要在内容控件中显示的标题。例如,您可能要为用户提供一个说明性标题,如 First Name。

  9.在“构建基块属性”下,选择希望用户从中选择的构建基块的库和类别。

  10.保存并关闭该模板。

  11.分发模板。当您向其他人发送或提供模板时,与模板一起保存的构建基块会在您指定的库中提供。


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